Microsoft presenta il nuovo Work Trend Index e annuncia le nuove funzionalità di Teams per la collaborazione digitale

Microsoft ha presentato la nuova edizione del Work Trend Index e ha annunciato una serie di nuove funzionalità della piattaforma cloud Microsoft Teams per ottimizzare la collaborazione e la produttività, cogliendo le opportunità e rispondendo alle sfide insite nell’attuale momento storico, in modo da guidare organizzazioni e persone verso il futuro del lavoro.

Negli ultimi mesi l’emergenza sanitaria e la necessità di distanziamento sociale hanno cambiato drasticamente le abitudini lavorative, domanda ricorrente è se questi cambiamenti siano destinati a perdurare anche in futuro. La nuova edizione del Work Trend Index di Microsoft prova a rispondere a questo quesito combinando tre fonti: i trend che emergono dall’utilizzo degli strumenti di collaborazione digitale di Microsoft; i risultati di una survey globale di Harris Poll che a fine Maggio ha coinvolto oltre 2.000 persone attive da remoto in 6 Paesi (circa 350 individui in Italia); e le evidenze di oltre 30 progetti di ricerca di Microsoft con cui si è cercato di comprendere l’esperienza dei “remote worker” attraverso survey, interviste, analisi, focus group e studi sul cervello umano. Un paio di risultati interessanti:

• L’analisi delle onde cerebrali dimostra che la fatica che spesso si percepisce a causa delle riunioni da remoto ha base reale. Sembra infatti che la collaborazione da remoto sia più mentalmente più sfidante rispetto a quella di presenza, come dimostrano alcuni indicatori di stress. Allo stesso tempo però sembra che anche tornare a collaborare in presenza risulti faticoso, perché i meccanismi sociali e organizzativi della collaborazione digitale non si replicano esattamente a livello fisico. Insomma, l’esperienza della pandemia è destinata a impattare anche in fase di rientro ponendo alcune sfide in termini di collaborazione.
• I video-meeting generano fatica, come emerge dallo studio dei marcatori di stress che risultano più significativi nei casi di video-conference rispetto ad altre attività lavorative come la gestione di e-mail. Gli elevati livelli di concentrazione richiesta determinano l’insorgere della fatica intorno ai 30/40 minuti e nelle giornate particolarmente affollate di riunioni video si inizia a percepire lo stress dopo un paio d’ore di lavoro. Tra le cause: la necessità di concentrarsi continuamente sullo schermo per estrapolare informazioni rilevanti, la minor disponibilità di segnali paraverbali che tipicamente aiutano a gestire la conversazione, la condivisione dello schermo che impedisce di visualizzare bene le persone con cui si sta interagendo. Un consiglio è fare pause regolari ogni 2 ore e limitare i meeting a 30 minuti.

“L’attuale momento storico presenta in sé opportunità e sfide e Microsoft, che ha nella sua missione quella di aiutare persone e aziende a realizzare il proprio potenziale, si sta impegnando per ripensare una nuova produttività, migliorando costantemente gli strumenti per la collaborazione digitale all’insegna della semplicità, dell’efficacia e della sicurezza. A partire dagli insight del Work Trend Index, Microsoft ha quindi sviluppato nuove funzionalità e upgrade per ottimizzare la resa della piattaforma cloud Teams, aiutando le persone a creare una relazione più diretta tra loro e a ridurre la fatica dei meeting da remoto. Per esempio, la nuova modalità ‘Together mode’ – che facendo leva sull’AI posiziona le persone in un background comune come se fossero sedute intorno allo stesso tavolo – è stata testata attraverso bio-sensori ed è risultata meno faticosa per il cervello umano. Anche la visualizzazione ‘Dynamic View’ è stata creata a tal fine, per consentire alle persone di ottimizzare video e contenuti sullo schermo nel modo a loro più congeniale e secondo il fluire dei meeting”, ha commentato Luba Manolova, Direttore della Divisione Microsoft 365 di Microsoft Italia.

Ulteriori evidenze del Work Trend Index:

• La pandemia potrebbe aver cambiato la cultura del lavoro per sempre, accelerando una maggiore compenetrazione di vita lavorativa e privata. Oltre la metà dei genitori intervistati, il 54% a livello globale, ha dichiarato che è stato difficile bilanciare le esigenze personali mentre lavorava da casa. Su scala internazionale questa sfida è stata percepita in modo particolare dai millenials e dalla generazione Z, presumibilmente perché tra gli under-40 è più facile rintracciare i doveri legati alla gestione di figli piccoli e la necessità di condivisione degli spazi abitativi. L’Italia in questo caso è risultata in controtendenza, dal momento che i più (66%) dichiarano di aver gestito senza difficoltà il work-life balance e anche tra i millenials (65%) e la generazione Z (67%) non è stato un problema. In questa situazione, inoltre, si è generata una maggior empatia tra colleghi (62% la media globale e 54% il dato italiano), ognuno più conscio delle sfide personali degli altri. Altro dato positivo è relativo all’inclusività del lavoro. Oltre il 52% delle persone a livello globale e a livello italiano si sono sentite più valorizzate o incluse in quanto partecipanti da remoto ai meeting, dal momento che in modo molto paritario tutti si sono trovati a operare nella stessa modalità di virtual room. E la chat è diventata sempre più uno strumento di condivisione del proprio punto di vista: i messaggi chat durante i meeting via Teams sono cresciuti di oltre 10 volte da Marzo a Giugno.
• I confini della giornata lavorativa canonica 9-18 potrebbero sbiadire. I trend di utilizzo di Teams dimostrano che le persone sono più attive la mattina e la sera, ma anche nei weekend. Le chat sono cresciute tra il 15% e il 23% nella fascia tra le 8.00 e le 9.00 e tra le 18.00 e le 20.00 e stanno spopolando durante il weekend dove sono cresciute del 200%.
• Gli uffici fisici non scompariranno: secondo gli studi di Microsoft il lavoro del futuro sarà più probabilmente un mix fluido di incontri fisici e collaborazione da remoto. L’ 82% dei manager a livello globale e addirittura l’89% in Italia si aspetta policy più propense al lavoro agile nella fase post-pandemica. In Italia il 72% di manager e dipendenti ha proprio espresso il desiderio di continuare a lavorare da casa almeno part-time. Esistono tuttavia alcuni nei: a livello globale, in molti (60%) si sentono meno connessi ai propri colleghi e solo il 35% ha uno studio in cui lavorare, perciò sono frequenti le distrazioni, i problemi di connessione e la mancanza di ambienti ergonomici. Di conseguenza se è vero che il futuro del lavoro sarà più agile di quanto sia mai stato finora, è altrettanto vero che le sedi fisiche con i loro vantaggi in termini ergonomia e relazione continueranno a rivestire un ruolo importante.

“Per consentire alle persone di gestire meglio il proprio tempo, Teams offre strumenti come il ‘focus status’ che segnalano la necessità di tempo per lavori di concentrazione. Si possono anche impostare ore o giorni di quiete, silenziando le notifiche. La nuova ‘Reflect messaging extension’ (estensione messaggi di riflessione), inoltre, consentirà ai manager di esplorare temi come il work-life balance con i propri team, attraverso domande di verifica su argomenti vari in grado di sondare il benessere emotivo. Nella visione di Microsoft le nuove tecnologie devono mitigare eventuali problematiche legate ai confini sempre più labili tra lavoro e vita privata, per questo ci impegniamo per continuare a innovare sul fronte degli analytics e degli strumenti per il benessere organizzativo”, ha aggiunto Luba Manolova.

LE NUOVE FUNZIONALITÀ DI MICROSOFT TEAMS

Negli ultimi mesi le misure di social distancing necessarie per fronteggiare l’emergenza COVID-19, hanno trasformato completamente le modalità di collaborazione, incentivando un modello di lavoro e di apprendimento più ibrido. Grazie all’analisi dello scenario e dei trend, Microsoft ha sviluppato una serie di nuove funzionalità di Microsoft Teams studiate per favorire la produttività e l’apprendimento, per un’utenza business ed education, al fine di migliorare le relazioni e ridurre la fatica, rendere le interazioni virtuali ancora più naturali e coinvolgenti, efficientare i processi e ottimizzare i tempi.

Le principali novità di Teams che Microsoft renderà disponibili nel corso dell’anno:

•  Together mode (modalità Insieme): è una nuova modalità che sfrutta l’Intelligenza Artificiale per posizionare digitalmente tutti i partecipanti su un background condiviso, in modo da aumentare il senso di prossimità, come se gli utenti fossero seduti nella stessa sala riunioni o in una classe. Questa nuova esperienza aiuta, inoltre, a focalizzarsi sulle espressioni del volto e sul linguaggio corporeo, facilitando la comprensione dei segnali non verbali, fondamentali nei processi di interazione umana.
• Dynamic view: offre all’utente maggior controllo sulle modalità di visualizzazione dei file condivisi e la possibilità di mostrare un contenuto a lato di specifici partecipanti, permettendo di personalizzare la visualizzazione del meeting in base alle proprie esigenze e di segmentare in gruppi.
• Filtri video: attraverso i filtri disponibili su Microsoft Teams è possibile regolare la luminosità e attenuare la messa a fuoco della fotocamera per controllare il proprio aspetto prima dell’inizio di una riunione.
• Reflect messaging extension (estensione messaggi di riflessione): disponibile a partire dalle prossime settimane, offrirà a manager, dirigenti e insegnanti la possibilità di verificare il sentiment del proprio team o degli studenti installando l’estensione Reflect da GiftHub. Permetterà di porre al proprio di team di lavoro domande di verifica, suggerite dal software o personalizzate in base alle proprie esigenze, con la possibilità di tenere anonime le risposte e di sondare lo stato emotivo del gruppo/della classe.
• Live reactions (reazioni live): consentirà di interagire durante un meeting utilizzando le emoji che si visualizzeranno sullo schermo dei partecipanti in reazione agli interventi. In futuro anche le PowerPoint Live Presentations approderanno su Teams.
• Chat bubbles (centralità delle chat): Per rendere ancora più funzionale l’utilizzo della chat all’interno di Microsoft Teams, senza aprire manualmente la finestra della conversazione per visualizzare gli scambi tra gli utenti, il software consentirà di visualizzare le chat inviate durante una riunione sugli schermi di tutti i partecipanti del meeting, rendendo la conversazione via chat ancora più centrale.
• Attribuzione Speaker per sottotitoli live e trascrizione: i sottotitoli live sono già un’opzione, ma prossimamente Microsoft Teams includerà anche la possibilità di attribuirli a uno specifico relatore in modo che non possa nascere confusione tra chi dice cosa. Inoltre, le trascrizioni in tempo reale, in arrivo a partire da quest’anno, offriranno all’utente un’opportunità in più di stare al passo con la conversazione e al termine saranno salvate automaticamente all’interno del meeting.
• Meeting interattivi per più di 1000 partecipanti: per rendere le riunioni ancora più interattive, inclusa la possibilità di chattare, riattivare l’audio per prendere parola e attivare il video per la collaborazione in tempo reale, Teams sta crescendo per supportare fino a 1000 partecipanti. Per le esperienze di presentazione view-only che non prevedono interazione, Teams accoglie fino a 20 mila partecipanti.
• Aggiornamenti di Microsoft Whiteboard (lavagna Microsoft): la Whiteboard verrà presto aggiornata con nuove funzionalità, tra cui tempi di caricamento più rapidi, aggiunta di note adesive, testi e drag and drop.
• App Task: l’app Task, che sarà lanciata questo mese, offrirà una nuova visualizzazione unificata delle attività di Microsoft To Do, Planner e Outlook.
• Suggerimenti di risposta: i suggerimenti di risposta nella chat di Teams fanno leva sull’AI per creare risposte brevi in base al contesto del messaggio precedente.
• Esperienze di meeting touchless: Teams consente già alla persone di collegarsi e condividere contenuti sugli strumenti delle sale riunioni attraverso il proprio device mobile o PC. Entro la fine dell’anno Teams consentirà anche di condividere contenuti su Surface Hub attraverso il nuovo “comando sala” nell’app mobile che offrirà ulteriori capacità di controllo come la possibilità di mettere in mute, attivare la videocamera, regolare l’audio e lasciare il meeting. Nel corso dell’anno verrà integrato anche l’assistente vocale e la possibilità di proiettare in wireless. 

Disponibili entro la fine dell’anno solo negli Stati Uniti i nuovi dispositivi display Microsoft Teams, una nuova categoria all-in-one dotati di touchscreen ambientale e di un’esperienza hands-free abilitata da Cortana, e l’integrazione con Cortana come assistente vocale, che sarà attivata nelle prossime settimane per gli utenti di Microsoft 365 Enterprise in lingua inglese in US.